Mejora Contínua
Si dependiéramos de la definición, podríamos decir que la mejora contínua se encarga de procesar las operaciones a lo largo de la Supply Chain con el fin de mejorar el producto, servicio o proceso que estamos manejando, pero la definición queda carente de significado si omitimos las cantidad de variables a tener en cuenta dentro de un proceso productivo.
La base de este sentido nos recuerda un viejo refrán que dice “la superación personal empieza por la aceptación de sí mismo, reconociéndose tal como uno es con sus virtudes y sus defectos”, es ahí donde comienza el análisis de nuestras debilidades o puntos endebles de nuestra operación, los defectos o problemas son aspectos que debemos superar para comenzar el camino de la mejora contínua progresivamente.
Un proceso de cambio debe plantearse a través de una necesidad, una insatisfacción, una crisis o un reto que podamos tener en nuestra vida o trabajo, para ello un cambio debe planearse, evaluando los escenarios actuales, debe medirse ya que esa medición será marco para saber donde estamos parados antes y donde estaremos después de las acciones.
Debe tener una metodología adoptada como “know how” que servirá de estándar de calidad y nos identificará con un nivel de servicio aceptable para cualquier cliente brindándole una calidad sobre sus expectativas.
En muchos casos, en nuestra actividad logística podemos decir que tenemos problemas dentro de nuestra cadena de abastecimiento pero con decir esto no es necesario, debemos saber puntualmente cual es dicho problema para mensurarlo, para ir conociendo los inconvenientes más comunes que se puedan presentar.
Vamos a nombrar como ejemplo los procesos inadecuados, la incorrecta gestión de la información, la incorrecta gestión del almacenamiento, la ubicación dentro del layout, los problemas con los sistemas informáticos en la parametrización y los errores humanos, etc.
Una visión de escenario, estrategia e infraestructura permitirá una identificación de los procesos erróneos para definir el nuevo camino y la visión de los nuevos proyectos como parte de la reingeniería que debe ser manejada por un líder asignado, es necesario para este caso saber delegar facultades para la toma de decisiones cuando ello sea necesario.
Los orígenes de la metodología de la mejora contínua nacieron en Japón con el Toyotismo que se contraponía con el modelo de trabajo ideado por Henry Ford, lo que se busca con este método es conseguir impactos y resultados en la concepción de productos optimizando los recursos disponibles, base de un eficiente sistema de calidad total.
La responsabilización y la gestión estratégica son capacidades que debemos adoptar para cubrir estas etapas que, junto con el proceso administrativo contemplan la organización, control y retroalimentación de las actividades.
Los procesos de mejora contínua generan cambios paulatinos, por eso por más mínimo que sea debemos tenerlo en cuenta, será un movimiento sin prisa pero sin pausa, el mantenimiento de un estándar de calidad de hoy será la base para mañana, paralelamente a esto, deben seguir implementándose planes de mejora sobre los cimientos alcanzados.
Como ejercicio mental sugiero no ser conformista, si conseguimos un nivel de calidad que es bueno y nos permite desarrollar nuestra actividad normalmente, ¿porqué no debemos intentar mejorar?
La respuesta es simple, porque el día que nuestra capacidad productiva se modifique, no estaremos ni siquiera en condiciones de evaluar si podemos encarar nuestros problemas.
Es por eso que en las grandes compañías se aplica el método Kaizen puntualmente por sectores y sistemáticamente, respondiendo a soluciones puntuales, pequeñas pero que serán el puntapié para arrancar mejor el día de mañana conformando un todo con la compañía, ya que es posible subdividir el comportamiento individual en los procesos, estableciendo puntos de control y resolución de problemas determinados
Para ser más didáctico y comprender la división, el Kaizen engloba 6 principales sistemas de implementación:
1. El control de la calidad total: este principio es muy importante ya que hace mención a cuestiones que venimos hablando, como la mejor utilización de recursos, que viene asociada a la reducción de reprocesos y por ende a la minimización de costos, por ello debemos apuntar a una organización orientada a las necesidades del cliente, Involucrar a todos los sectores y tomar las decisiones enfocadas en los recursos y procesos involucrados.
2. El sistema de producción “JIT” just in time: el JIT es el método justo a tiempo. El JIT es una política de mantenimiento de inventarios aplicados a la producción manteniendo un mínimo nivel de inventario posible, la finalidad principal es reducir el scrap y programar las entrega en tiempo y forma
3. Un programa de mantenimiento productivo: El TPM como su sigla en inglés define un programa para la maximización de herramientas y equipos utilizados, en dicho programa deben involucrarse todos los miembros de la compañía ya que el factor principal son los activos de la compañía
4. Círculos de Calidad (pequeños grupos destinados a resolver cuestiones cotidianas): son pequeños grupos destinados además de su trabajo habitual a resolver cuestiones diarias que ellos mismos descubren o hacen intervenir otros sectores para su resolución
5. Las sugerencias de mejora generadas por todos los sectores: Los programas de sugerencia muchas veces ponen en evidencias falencias que a veces pasamos por alto, deben escucharse todas las propuestas y evaluar según la prioridad y la resolución de temas necesarios
6. La confección de políticas empresarias: es aquí donde las decisiones corporativas se definen dentro de un marco orientado a la misión y los valores de la empresa tomando como referencia los puntos anteriores
Si nos disponemos a un control desde este aspecto en cada etapa, no solo estableceremos un estándar de producción sino, de reducción de costos, de calidad, de seguridad, de tiempo de entregas, etc., ya que el sistema de mejora contínua genera cambios a largo plazo sin dramatismo.
Las empresas de logística deben asociar su actividad específica con este modelo a través de indicadores de performance, resolviendo además criterios de diagramación de operaciones con el fin de acortar los tiempos y movimientos entre las etapas (SMED) de la Supply Chain, tales como despachos más efectivos, técnicas de almacenaje, procesos logísticos, maximización de bodega, diseño de rutas, mejora de la participación de todos los sectores.
Debemos pensar no solo en el problema cotidiano, sino en los efectos del mismo sin entrar en una escena de pánico, la innovación debe convertirse en hábito pero debemos tener en cuenta también que implementar acciones de mejora en toda la empresa indiscriminadamente no es para nada recomendable.
Como parte del uso de la tecnología, en estas cuestiones se encuentran herramientas informáticas que ayudan a resolver cuestiones a la hora de comenzar el proceso decisorio y orientar el camino hacia el objetivo deseado, hay inclusive distintos tipos de software para realizar un TPM (Mantenimiento Productivo) y también para efectuar un control estadístico de procesos (CEP), no hay que olvidar que los clientes también son parte importante del proceso de mejora, por ello es importante tener una herramienta de gestión del tipo CRM (Customer Relationship Management) y un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para administrar los recursos de la empresa, la ventaja que tienen la mayoría de sistemas ERP, es que son modulares y estandarizan la información entre distintas aplicaciones y procesos.
El proceso de mejora contínua no es mas que una parte importante del planeamiento estratégico de una empresa, donde aplicamos nuestros criterios adaptando y concentrando nuestra energía para focalizar y mantener una dirección hacía el objetivo deseado.
Recordemos para finalizar, que nuestras limitaciones marcarán el ritmo de la producción, de la entrega, de la recepción, del almacenamiento, de las compras, etc. es por eso que el proceso decisorio es tan importante como para darnos cuenta del máximo provecho que podemos sacar de una crisis transformándola en una ventaja competitiva.
La base de este sentido nos recuerda un viejo refrán que dice “la superación personal empieza por la aceptación de sí mismo, reconociéndose tal como uno es con sus virtudes y sus defectos”, es ahí donde comienza el análisis de nuestras debilidades o puntos endebles de nuestra operación, los defectos o problemas son aspectos que debemos superar para comenzar el camino de la mejora contínua progresivamente.
Un proceso de cambio debe plantearse a través de una necesidad, una insatisfacción, una crisis o un reto que podamos tener en nuestra vida o trabajo, para ello un cambio debe planearse, evaluando los escenarios actuales, debe medirse ya que esa medición será marco para saber donde estamos parados antes y donde estaremos después de las acciones.
Debe tener una metodología adoptada como “know how” que servirá de estándar de calidad y nos identificará con un nivel de servicio aceptable para cualquier cliente brindándole una calidad sobre sus expectativas.
En muchos casos, en nuestra actividad logística podemos decir que tenemos problemas dentro de nuestra cadena de abastecimiento pero con decir esto no es necesario, debemos saber puntualmente cual es dicho problema para mensurarlo, para ir conociendo los inconvenientes más comunes que se puedan presentar.
Vamos a nombrar como ejemplo los procesos inadecuados, la incorrecta gestión de la información, la incorrecta gestión del almacenamiento, la ubicación dentro del layout, los problemas con los sistemas informáticos en la parametrización y los errores humanos, etc.
Una visión de escenario, estrategia e infraestructura permitirá una identificación de los procesos erróneos para definir el nuevo camino y la visión de los nuevos proyectos como parte de la reingeniería que debe ser manejada por un líder asignado, es necesario para este caso saber delegar facultades para la toma de decisiones cuando ello sea necesario.
Los orígenes de la metodología de la mejora contínua nacieron en Japón con el Toyotismo que se contraponía con el modelo de trabajo ideado por Henry Ford, lo que se busca con este método es conseguir impactos y resultados en la concepción de productos optimizando los recursos disponibles, base de un eficiente sistema de calidad total.
La responsabilización y la gestión estratégica son capacidades que debemos adoptar para cubrir estas etapas que, junto con el proceso administrativo contemplan la organización, control y retroalimentación de las actividades.
Los procesos de mejora contínua generan cambios paulatinos, por eso por más mínimo que sea debemos tenerlo en cuenta, será un movimiento sin prisa pero sin pausa, el mantenimiento de un estándar de calidad de hoy será la base para mañana, paralelamente a esto, deben seguir implementándose planes de mejora sobre los cimientos alcanzados.
Como ejercicio mental sugiero no ser conformista, si conseguimos un nivel de calidad que es bueno y nos permite desarrollar nuestra actividad normalmente, ¿porqué no debemos intentar mejorar?
La respuesta es simple, porque el día que nuestra capacidad productiva se modifique, no estaremos ni siquiera en condiciones de evaluar si podemos encarar nuestros problemas.
Es por eso que en las grandes compañías se aplica el método Kaizen puntualmente por sectores y sistemáticamente, respondiendo a soluciones puntuales, pequeñas pero que serán el puntapié para arrancar mejor el día de mañana conformando un todo con la compañía, ya que es posible subdividir el comportamiento individual en los procesos, estableciendo puntos de control y resolución de problemas determinados
Para ser más didáctico y comprender la división, el Kaizen engloba 6 principales sistemas de implementación:
1. El control de la calidad total: este principio es muy importante ya que hace mención a cuestiones que venimos hablando, como la mejor utilización de recursos, que viene asociada a la reducción de reprocesos y por ende a la minimización de costos, por ello debemos apuntar a una organización orientada a las necesidades del cliente, Involucrar a todos los sectores y tomar las decisiones enfocadas en los recursos y procesos involucrados.
2. El sistema de producción “JIT” just in time: el JIT es el método justo a tiempo. El JIT es una política de mantenimiento de inventarios aplicados a la producción manteniendo un mínimo nivel de inventario posible, la finalidad principal es reducir el scrap y programar las entrega en tiempo y forma
3. Un programa de mantenimiento productivo: El TPM como su sigla en inglés define un programa para la maximización de herramientas y equipos utilizados, en dicho programa deben involucrarse todos los miembros de la compañía ya que el factor principal son los activos de la compañía
4. Círculos de Calidad (pequeños grupos destinados a resolver cuestiones cotidianas): son pequeños grupos destinados además de su trabajo habitual a resolver cuestiones diarias que ellos mismos descubren o hacen intervenir otros sectores para su resolución
5. Las sugerencias de mejora generadas por todos los sectores: Los programas de sugerencia muchas veces ponen en evidencias falencias que a veces pasamos por alto, deben escucharse todas las propuestas y evaluar según la prioridad y la resolución de temas necesarios
6. La confección de políticas empresarias: es aquí donde las decisiones corporativas se definen dentro de un marco orientado a la misión y los valores de la empresa tomando como referencia los puntos anteriores
Si nos disponemos a un control desde este aspecto en cada etapa, no solo estableceremos un estándar de producción sino, de reducción de costos, de calidad, de seguridad, de tiempo de entregas, etc., ya que el sistema de mejora contínua genera cambios a largo plazo sin dramatismo.
Las empresas de logística deben asociar su actividad específica con este modelo a través de indicadores de performance, resolviendo además criterios de diagramación de operaciones con el fin de acortar los tiempos y movimientos entre las etapas (SMED) de la Supply Chain, tales como despachos más efectivos, técnicas de almacenaje, procesos logísticos, maximización de bodega, diseño de rutas, mejora de la participación de todos los sectores.
Debemos pensar no solo en el problema cotidiano, sino en los efectos del mismo sin entrar en una escena de pánico, la innovación debe convertirse en hábito pero debemos tener en cuenta también que implementar acciones de mejora en toda la empresa indiscriminadamente no es para nada recomendable.
Como parte del uso de la tecnología, en estas cuestiones se encuentran herramientas informáticas que ayudan a resolver cuestiones a la hora de comenzar el proceso decisorio y orientar el camino hacia el objetivo deseado, hay inclusive distintos tipos de software para realizar un TPM (Mantenimiento Productivo) y también para efectuar un control estadístico de procesos (CEP), no hay que olvidar que los clientes también son parte importante del proceso de mejora, por ello es importante tener una herramienta de gestión del tipo CRM (Customer Relationship Management) y un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para administrar los recursos de la empresa, la ventaja que tienen la mayoría de sistemas ERP, es que son modulares y estandarizan la información entre distintas aplicaciones y procesos.
El proceso de mejora contínua no es mas que una parte importante del planeamiento estratégico de una empresa, donde aplicamos nuestros criterios adaptando y concentrando nuestra energía para focalizar y mantener una dirección hacía el objetivo deseado.
Recordemos para finalizar, que nuestras limitaciones marcarán el ritmo de la producción, de la entrega, de la recepción, del almacenamiento, de las compras, etc. es por eso que el proceso decisorio es tan importante como para darnos cuenta del máximo provecho que podemos sacar de una crisis transformándola en una ventaja competitiva.
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